A3 : Etablir le planning

Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.

Le planning est idéalement établi par le garant de la réunion en concertation avec le coordinateur de la préparation. Il sera intéressant d’y associer les participants volontaires.

· soit on évalue le temps nécessaire pour traiter correctement l’ordre du jour, ce qui permet de fixer par addition la durée totale de la réunion,

· soit au contraire on fixe une durée totale de réunion selon des contraintes extérieures (disponibilité des participants, niveau de motivation, etc…) et on voit ce qu’il est possible de faire dans le temps imparti.

La première solution est toujours préférable, mais rarement applicable car elle donne quasi-systématiquement lieu à des durées de réunion plus longues que le raisonnable ne le permet. Il faudra généralement naviguer entre ces deux méthodes.

Cette étape consiste à décider des durées de travail qui seront consacrées à chaque sujet. Quelques pistes :

Dès que l’effectif des participants est supérieur à 15 personnes, il est utile de travailler de temps à autres en sous-groupes. Voici quelques conseils pour planifier les changements de configuration du groupe :

Objectif de la séquence	Configuration du groupe
Accueil / Introduction	En grand groupe
Apport d’informations	En grand groupe
Recueil d’idées / Echanges	En grand groupe / par petits groupes
Elaboration de propositions	Par petits groupes
Test de propositions, débat	En grand groupe
Validation	En grand groupe

« Par petits groupes » signifie que l’on a séparé le grand groupe en plusieurs petits groupes qui travaillent séparément. Prévoir alors un temps de retransmission en grand groupe juste après.

· Le travail en sous-groupes est difficile à envisager si la réunion dure moins d’une heure. Cela devient par contre essentiel si la réunion dure plus de 2 ou 3 heures.

· Il faut veiller à ce que la composition des petits groupes soit représentative de la diversité du grand groupe : sexe, âge, connaissance du sujet, position, ...

· Décidez dès avant la réunion comment sera réparti le travail entre les différents sous-groupes (voir encadré).

Lorsque l’on sépare le grand groupe en plusieurs petits groupes, il y a deux manières principales de les faire travailler :

Cas n°1 : tous les petits groupes travaillent sur le même sujet. Exemple : Chaque sous-groupe doit répondre à la question suivante : « Quel doit être notre programme d’action pour l’année prochaine ? »

Cas n°2 : chaque petit groupe travaille sur un sujet différent, qui est en général une partie d’une question plus vaste. Exemple : Le sous-groupe 1 travaille sur «Quelles relations avec les partenaires l’an prochain ? » , le sous-groupe 2 travaille sur « Quelles nouvelles actions lancer ? », le sous-groupe 3 travaille sur « Comment nous faire mieux connaître ? »

Dans le cas n°1, les sous-groupes resteront dans les généralités car le sujet est vaste et il n’y a pas le temps d’approfondir. La plupart des idées émergeront simultanément dans les différents sous-groupes.

Cette manière de procéder est intéressante pour mettre le grand groupe à niveau, lui faire approprier le sujet. Elle est donc à utiliser préférentiellement en début de réflexion sur un sujet.

Le cas n°2 permettra d’aller beaucoup plus dans le détail de chaque sous-sujet. Il y aura peu d’idées communes entre les différents sous-groupes, elles devront être croisées pour donner une image globale du programme d’action pour l’année suivante. Certaines idées émises par différents sous-groupes seront incompatibles, donnant naissance à du débat.

Cette démarche est plutôt une démarche d’approfondissement, à réserver donc aux cas où la réflexion est un peu plus avancée.

Une fois choisies la durée de la réunion et les méthodes de travail, il reste à quantifier les choses : fixer les durées des séquences, les ordonner entre elles dans le temps.

· Une séquence introductive, qui doit permettre aux participants de se mettre dans le bain, de prendre contact avec l’objectif général de la réunion, mais aussi de faire connaissance avec les autres participants (tour de table de présentation) et les responsables du déroulement de la réunion. (voir fiche pratique B2).

· Une séquence de conclusion, qui fait le point des avancées des travaux, donne le prochains rendez-vous et marque officiellement la fin de la réunion. Ce dernier rôle est important, on voit souvent des réunions qui n’arrivent pas à se terminer car personne ne lève officiellement la séance (voir fiche pratique B3).

· Un bilan, pour les réunions un peu longues (voir fiche pratique C2).

· … et des pauses !

· Prévoir un démarrage progressif pour la mise dans l’ambiance et l’attente des retardataires. Commencer par une ambiance plus informelle, avec café, sujets « légers » (simples informations), etc.

· Répartir les sujets à traiter dans un ordre alternant les enjeux forts et les enjeux faibles (sujets de moindre importance, sujets dont on pressent qu’ils sont très consensuels, ou sujets ne devant pas mener à une prise de décision). Cette alternance pourra également se décider « en direct » : si l’animateur ou le garant trouvent que la discussion sur un sujet devient trop pénible, ils peuvent décider d’intercaler un travail plus facile avant de revenir au sujet en question.

· La durée globale de la réunion ne doit pas être trop courte (pour laisser le temps à chacun de se mettre dans l’ambiance), ni trop longue (pour éviter la saturation) : entre 1 heure et 2 jours selon la taille du groupe et la complexité des décisions à prendre.

· Prévoir des séquences de travail ni trop courtes (pour laisser le temps d’entrer dans le sujet) ni trop longues (pour éviter la saturation) : entre 20 minutes et 1 heure ½, entrecoupées de pauses de 10 minutes à ½ heure selon la durée travaillée. Un long sujet devra donc parfois être traité en 2 ou 3 séquences.

· Ne pas programmer trop de sujets différents dans une séquence de travail : 1 sujet important ou 3 ou 4 « petits sujets » suffisent pour une séquence d’1 heure ½.

· D’une séquence à l’autre et au sein de chaque séquence, essayer d’exploiter au maximum le principe de l’alternance (voir chapitre ???). Il est par exemple intéressant d’alterner des séquences courtes aux longues, des sujets plus légers avec des plus complexes, ou des thématiques financières avec des sujets de fond.

· Par ailleurs, traiter un sujet particulièrement « chargé » pourra se faire en plusieurs courtes fois plutôt qu’en une seule fois trop longue (essayer par exemple de limiter les moments de tension émotionnelle dans le temps (pas plus de ½ h), quitte à y revenir plusieurs fois…). Il peut être utile de les programmer en plusieurs parties séparées : une phase d’information / réflexion vers le début, et une phase de prise de décision vers la fin. Il pourra également se traiter en petits groupes.

Pour être pleinement efficaces (repos physique, intellectuel et émotionnel), les pauses doivent être longues (au moins ½ heure) et régulières (toutes les 1 heure ½ au maximum).

Durant une pause, ceux qui le souhaitent doivent pouvoir s’asseoir voire s’allonger, manger et boire quelque chose, se mettre à l’écart du groupe pour décompresser à son rythme, faire une activité (découverte du parc ou des alentours, expression corporelle, etc).

Si plusieurs séquences de travail doivent s’enchaîner, elles devront toutes être séparées par des pauses, et leur durée devra aller diminuant car le potentiel de concentration des participants baissera.

Exemple d’enchaînement de séquences sur une après-midi de travail :

Horaire Séquence Durée

14h00-15h30 Travail 1h30

15h30-16h00 Pause 30’

16h00-17h30 Travail 1h30

17h30-18h00 Pause 30’

18h00-19h00 Travail 1h00

Les repas sont bien sûr des moments de pause privilégiés dans une journée. Leur accorder 2 heures du planning n’est pas de trop.

Enfin, il peut être utile d’interrompre momentanément le travail si le groupe en exprime le besoin ou s’il est manifeste que l’on ne s’achemine pas vers une solution : fatigue intellectuelle, niveau émotionnel fort durant la réunion, …

Cas de réunions longues (1 ou plusieurs journées)

· Prévoir des durées de journée pas trop longues : pas plus de 8 heures de travail effectif, pas plus de 5 séquences par jour. Les séquences doivent être de plus en plus courtes à mesure que la journée avance : 1h30 au début, 1 heure et moins en fin de journée.

· Ne pas programmer plus d’1 heure de travail après le repas du soir. Cette séquence ne doit alors pas porter sur des sujets trop importants (qui nécessiteraient impérativement la présence de tous) pour permettre à ceux qui le souhaitent d’aller dormir ou de se changer les idées. Ces séances tardives peuvent donc, par exemple, cibler de l’échange ou de la mise à niveau d’information, mais pas du décisionnel.

· Programmer une pause consistante après le repas du midi (par exemple reprise à 15 heures). Ceux qui le souhaitent pourront aller faire une sieste, une pause, des courses, etc.

Préparer et animer une réunion en démocratie participative

Etablir le planning d’une réunion

Fixer la duree globale de la reunion

Hiérarchiser les points d’ordre du jour

Fixer les configurations du groupe

Planifier le temps

Cas de réunions longues (1 ou plusieurs journées)